Krzysztof Radzimski

iPAP 2008

Informatyzacja Podmiotów Administracji Publicznej
CYKL KONFERENCJI PROGRAMOWYCH

Gdy jesteśmy w estetycznym, we właściwy sposób zinformatyzowanym Urzędzie, czujemy się dobrze. Widzimy, że komputery i nowoczesna technika należycie służą pracownikom oraz interesantom. Nie ma potrzeby stania w kolejkach, bo każde podanie można przecież wysłać przez Internet. Tą samą drogą dostaniemy również odpowiedź - elektronicznie, a nie pocztą, nie potrzeba więc wydawać pieniędzy na znaczki. A jak nawet zajdzie potrzeba wizyty w Urzędzie, np. w celu osobistego odbioru dokumentu, to poprzez „Elektroniczne Biuro Obsługi Interesantów” zostaniemy zawiadomieni kiedy, gdzie i do kogo mamy się zgłosić. Zostaniemy obsłużeni bez żadnych kolejek, bez niepotrzebnego tracenia czasu.

Z prawidłowo przeprowadzonej informatyzacji zawsze są zadowoleni pracownicy Urzędu oraz ich przełożeni, na czele z wójtem, burmistrzem, prezydentem miasta, starostą. Odpowiednie oprogramowanie zapewnia im bowiem stały dostęp do aktualnych przepisów, wzorów formularzy i innych dokumentów potrzebnych przy załatwianiu spraw. Wszyscy mogą się ze sobą łatwo komunikować, współdziałać, wymieniać różne informacje. Nowoczesne systemy nawet podpowiadają, krok po kroku co i w jaki sposób należy zrobić. Przełożeni mają jasny, klarowny obraz tego co się dzieje w urzędzie, oraz dostęp do wszelkich potrzebnych im analiz i raportów. Przekazywanie dokumentów oraz informacji pomiędzy urzędem a jednostkami organizacyjnymi odbywa się sprawnie, wręcz błyskawicznie, bez żadnych kosztów, bo drogą elektroniczną. Tak pojmowana informatyzacja rzeczywiście ułatwia wszystkim życie.

Każdy mieszkaniec gminy, każdy urzędnik, każdy wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta, radny, pragnie aby informatyzacja w jego urzędu przynosiła takie właśnie efekty. Komputery i nowoczesne technologie mają służyć ludziom, mają ułatwiać im codzienne życie. Prowadzenie tak postrzeganej informatyzacji ma głębokie uzasadnienie i sens, daje wiele satysfakcji i jest powodem do uzasadnionej dumy dla wszystkich, którzy w tym procesie uczestniczą.

Projekt iPAP 2008 służy temu, aby tak właśnie wyglądała informatyzacja naszych urzędów. Wszyscy przecież pragniemy, aby nasze urzędy gmin, miast, starostwa były nowoczesne, dobrze zarządzane, przyjazne i otwarte dla mieszkańców. Tak, wiemy, że skomplikowane przepisy i zawiłe procedury pozyskiwania dotacji i  zamówień publicznych oraz niedostatek środków własnych sprawiają, że informatyzacja przebiega z wielkimi oporami, dochodzi do licznych potknięć, a nawet porażek. Ale można tego wszystkiego uniknąć, można znacząco zminimalizować ryzyko związane z procesem informatyzacji a równocześnie zminimalizować koszty.

Projekt iPAP 2008 jest skierowany do wszystkich naszych gmin, miast i powiatów – wszystkich, które chcą być dobrze i mądrze zinformatyzowane, wszystkich które stawiają na JAKOŚĆ, a nie na „bylejakość”. To odpowiedź na wyzwanie i oczekiwanie jakże wielu gmin i powiatów, które chcą być nowoczesne, dobrze zarządzane, przyjazne mieszkańcom, i liczą na udzielenie im stosownego wsparcia.

Projekt iPAP 2008 został stworzony przez liczne grono ekspertów i praktyków, od lat współdziałających ze „Wspólnotą” i z samorządami. 

W pierwszej kolejności, przeprowadzona została bardzo rzetelna, szczegółowa analiza prawna, w której uwzględniono zarówno akty prawne obowiązujące w chwili obecnej, jak również będące jeszcze w fazie projektów.

Na tej podstawie sporządzona została kompletna lista wymagań w zakresie informatyzacji oraz obowiązków z tym związanych spoczywających na władzach samorządowych (wójtach, burmistrzach, starostach).

Opracowane zostały również pełne, szczegółowe specyfikacje wymogów jakie powinny spełniać systemy informatyczne przeznaczone do obsługi podmiotów administracji publicznej. Szczególny nacisk położono na to, aby oprogramowanie tworzone zgodnie z opracowaną specyfikacją, spełniało wymóg interoperacyjności – to znaczy, aby potrafiło się ze sobą komunikować i wymieniać dane, niezależnie od tego od jakiego pochodzi producenta. Dokonana została również analiza funkcjonalności jakie powinny posiadać oferowane systemy, aby spełniać oczekiwania użytkowników, z uwzględnieniem możliwości jakie daje zastosowanie najnowszych technologii.

Celem Projektu iPAP 2008 jest to, aby jego uczestnicy w takie systemy mogli dla siebie zakupić i wdrożyć. Aby tak się mogło stać, konieczne są trzy rzeczy:

è po pierwsze: należy dobrze wiedzieć co się chce kupić oraz potrafić sprawdzić czy to co ktoś oferuje warunki te spełnia,

è po drugie: należy mieć zapewnione środki finansowe w odpowiedniej wysokości;

è po trzecie wreszcie: TRZEBA CHCIEĆ.

Uczestnictwo w Projekcie iPAP 2008 daje możliwość spełnienia dwóch pierwszych warunków – uczestnicy otrzymają bowiem całą dokumentację niezbędną do przeprowadzenia procesu zakupu odpowiedniego oprogramowania oraz będą miały zapewnioną pomoc w zdobyciu środków na ten cel – nasi specjaliści przeprowadzą stosowne audyty i na ich podstawie opracują wnioski o dotacje, uwzględniając indywidualne potrzeby i specyfikę każdego uczestnika Projektu. Pozostaje jedynie spełnienie trzeciego warunku – władze gminy powinny przeanalizować korzyści jakie daje im udział w projekcie i następnie podjąć stosowne decyzję o przystąpieniu do uczestnictwa.

Projekt zakłada, że wnioski o dotacje powinny zostać opracowane w pierwszym półroczu 2008 r. i rozpatrzone do końca roku – w poszczególnych rejonach kraju może to wyglądać nieco inaczej, ale takie jest generalne założenie.

Natomiast do 1 maja 2008 r. uczestniczy otrzymają oprogramowanie pozwalające na wywiązanie się z obowiązków ustawowych. Będzie to pakiet umożliwiający wnoszenie do urzędu podań drogą elektroniczną, składający się z następujących modułów:

è „Formularze elektroniczne” - komplet e-formularzy (do ponad 100 rodzajów spraw) wraz z systemem pozwalającym na ich wypełnianie w Internecie wysyłanie do Urzędu;

è „Elektroniczna skrzynka podawcza” (ESP) wraz modułem HSM – wystawianie nadawcom elektronicznych „urzędowych poświadczeń odbioru” oraz przekazywanie elektronicznych formularzy do systemów zainstalowanych w urzędzie;

è „Elektroniczna kancelaria” wraz z „Elektronicznym Biurem Obsługi Interesantów” – oprogramowanie umożliwiające odbieranie elektronicznych formularzy z ESP do Urzędu, ich ewidencjonowanie, nadawanie biegu oraz udzielanie odpowiedzi w formie elektronicznej (docelowo „elektroniczna kancelaria” będzie mogła zostać zastąpiona przez rozbudowany system obiegu dokumentów, zakupiony w drodze przetargu ze środków UE);

è  „Zbiory przepisów gminnych / Zbiory przepisów prawa miejscowego” – oprogramowanie przeznaczone do tworzenia i publikowania w Internecie aktów prawnych, w formacie xml/xsd, z możliwością połączenia z dowolnym BIP, stroną internetową gminy, dziennikiem urzędowym województwa oraz z dostępem on-line do treści aktów normatywnych stanowiących podstawę prawną wydania uchwały, zarządzenia, czy też innego przepisu prawa miejscowego.

Oprogramowanie wymienione wyżej zostanie dostarczone i wdrożone u uczestników projektu jeszcze przed dniem 1 maja 2008 r. W związku z tym, że będzie ono w dostosowane do obsługi podpisu elektronicznego, koszty wdrożenia podpisu w urzędach ograniczą się jedynie do zakupu odpowiedniej liczby czytników i certyfikatów (średni koszt takiego kompletu nie przekracza 500 zł.).

Po otrzymaniu dodatkowych środków finansowych, zostaną zakupione systemy obiegu dokumentów, serwery i inny sprzęt komputerowy, zostaną wykonane nowe lub zmodernizowane istniejące sieci komputerowe. Nowe systemy będą mogły współpracować z dostarczonymi wcześniej elektronicznymi formularzami oraz skrzynkami podawczymi. Dzięki temu, że „specyfikacje interoperacyjności” będą podane do publicznej wiadomości, odpowiednie oprogramowanie będzie mogło zaoferować wielu producentów, co zapewni odpowiednie warunki konkurencyjności, a przez to  i jakość oferowanego oprogramowania.

Warto pamiętać i o tym, że środki wydatkowane na przystąpienie do projektu „iPAP 2008” będą mogły zostać zaliczone do kosztów kwalifikowanych.

Program „Informatyzacja Podmiotów Administracji Publicznej - iPAP 2008” ma zasięg ogólnopolski. Chcemy z nim dotrzeć do możliwie szerokiej liczby samorządów.

Celowi temu służy cykl specjalnych konferencji, na które serdecznie zapraszamy – są one bezpłatne, ale ilość miejsc jest ograniczona, decydować będzie kolejność zgłoszeń. Konferencje przeznaczone są dla wójtów, burmistrzów, prezydentów miast, starostów oraz sekretarzy.

10 grudnia Wrocław

11 grudnia Kielce

12 grudnia Rzeszów

14 grudnia Warszawa

15 stycznia Poznań

16 stycznia Szczecin

17 stycznia Bydgoszcz

18 stycznia Łódź

Uczestnicy poznają szczegóły dotyczące projektu i otrzymają dodatkowe materiały dotyczące Programu iPAP 2008. Każdy będzie mógł sam ocenić jakość naszej propozycji i podjąć decyzję o swoim uczestnictwie w Programie.

Projekt iPAP 2008 realizowany jest pod patronatem MUNICUPIUM S.A., które towarzyszy samorządom od samego początku ich powstania.

Serdecznie zapraszamy i zachęcamy do uczestnictwa. Nie przegap okazji.